De voordelen voor On-line software zijn alleen te incasseren voor grote organisaties. U kunt zich voorstellen dat als men 150 werkstations (of meer) niet hoeft te voorzien van software dit een flinke besparing oplevert. Echter voor kleine organisaties gaat deze vlieger niet op. De IT infrastructuur van kleine organisaties is lang niet zo complex als die bij het grootbedrijf. Besparen op de beheerskosten voor een gemiddelde of kleine rijschool is praktisch uitgesloten. Wat overblijft is dan de eenvoud van het aansluiten. Maar wegen deze kosten wel op tegen hetgeen On-line aanbieders doorgaans claimen?
Een rekenvoorbeeld laat dit snel zien. Een middelgrote rijschool, met bijvoorbeeld 7 instructeurs (al dan niet in franchise) en waar 1 persoon de administratie verzorgt, krijgt van de On-line software leverancier de rekening voor 8 gebruikers gepresenteerd. Dit in tegenstelling tot de On-Premise software leverancier. Die telt namelijk alleen het aantal gelijktijdige gebruikers en dat is in dit voorbeeld 1, want de instructeurs raadplegen misschien de gegevens maar gebruiken het systeem niet.
Maar de kosten lopen nog verder op. Iets waar maar zelden rekening mee wordt gehouden en dus eigenlijk kan worden gezien als “verborgen” kosten. Bij On-line aanbieders betaalt u, per maand, per gebruiker. Ongeacht of deze gebruiker nu veel of weinig gebruik maakt van de software. De claim “u betaalt alleen voor het gebruik” gaat dus ook hier niet op. Dit in tegenstelling tot de On-premise leverancier. U betaalt hier voor de installatie van het aantal gebruikers, in één keer en vooraf. Als u nieuwe software koopt dan schaft u dat niet aan voor 1 jaar. Rijscholen gebruiken doorgaans hun software circa 7 jaar. Als we hetzelfde voorbeeld nemen dan lopen de jaarlijkse kosten zeer ver uiteen. Immers bij On-premise hoeft de rijschool alleen nog maar jaarlijks onderhoud te betalen. In het voorbeeld gaan we uit van 20% jaarlijks onderhoud op een aanschaf van bijvoorbeeld €1.000 voor het software pakket. Bij de On-line software leverancier blijft u jaarlijks per gebruiker, per maand, betalen. In dit voorbeeld €40 per instructeur/gebruiker, per maand.
Op de vraag of het hierbij blijft is het antwoord simpel. U mag dan niet al te succesvol worden en groeien. Stel dat de rijschool, in ons voorbeeld, gaat groeien van 7 naar bijvoorbeeld 12 instructeurs. In dat geval nemen de kosten bij de On-line leverancier toe met 5 extra gebruikers x €40 per maand = €200 per maand = €2.400 per jaar x 7 jaar = €16.800 extra en onnodige kosten zo blijkt. Immers bij de On-premise leverancier betaalt u doorgaans niets extra’s omdat simpelweg het aantal gelijktijdige gebruikers niet stijgt. Het is dezelfde gebruiker die gebruik maakt van 1 (één) administratieve licentie.
Rijscholen doen er verstandig aan niet alleen maar te kijken naar het gebruiksgemak van de eerste aansluiting. De verschillen zijn daarvoor te groot en de besparing op beheerskosten is er simpelweg niet. “Het onderzoek bevestigt het algemene beeld dat we aantreffen in de markt”, zegt Roel van Zon, Sales & Marketing manager bij Magic Hands. “Reden waarom we ook het rekenmodel, gebruikt bij het onderzoek, beschikbaar stellen aan rijscholen die nieuwe software overwegen. Zodoende kunnen ze zelf snel en eenvoudig de investeringen bij de verschillende leveranciers vergelijken en een weloverwogen keuze maken. Aanvragen kan eenvoudig en is zonder verdere verplichtingen. We vragen wel, op vrijwillige basis, de gegevens terug te sturen zodat we het onderzoek verder kunnen laten verdiepen”.
Meer weten wat Magic4Schools voor uw rijschool kan bieden, lees dan hier verder.
Wilt u zonder enige verplichting het rekenblad ontvangen vul dan hier het informatieaanvraagformulier in, met vermelding van “rijschool rekenblad”.
